Plan d’exécution du projet (PEP)
- Céline Trotobas
Un plan de transfert de projet ou d’exécution du projet est un document qui décrit l’ensemble de la portée d’un projet, y compris ses objectifs, ses échéanciers, son budget, les parties prenantes, les risques et les biens livrables. Il s’agit d’un document essentiel qui assure une transition en douceur d’un projet de la phase de planification à l’étape d’exécution. Le plan de transfert de projet ou d’exécution du projet sert de plan d’action que l’équipe du projet doit suivre et fournit une feuille de route claire pour assurer la réussite du projet. Il est essentiel d’avoir un plan de transfert de projet et d’exécution du projet bien détaillé pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde et que le projet soit achevé à temps et dans les limites du budget.
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PEP Form Permissions
| CRÉER ET SOUMETTRE LE PEP | MODIFIER LE PEP | VOIR LE PEP | Télécharger le PEP | COMMENTAIRE SUR LE PEP | PROCESSUS D’APPROBATION pour le PEP |
Coordonnateur(-trice) de projet | NON | NON | OUI | OUI | S.O. | S.O. |
Sécurité | NON | NON | OUI | OUI | S.O. | S.O. |
Comptable de chantier 1 | NON | NON | OUI | OUI | S.O. | S.O. |
Comptable de chantier | NON | NON | OUI | OUI | S.O. | S.O. |
Surintendant(e) 1 | OUI | OUI | OUI | OUI | S.O. | S.O. |
Surintendant(e) | OUI | OUI | OUI | OUI | S.O. | S.O. |
Gestionnaire adjoint(e) de projet | NON | OUI | OUI | OUI | S.O. | S.O. |
Gestionnaire de projet – JV | OUI | OUI | OUI | OUI | S.O. | S.O. |
Gestionnaire de projet/CM | OUI | OUI | OUI | OUI | S.O. | S.O. |
Estimateur(-trice) | NON | NON | OUI | OUI | S.O. | S.O. |
Estimateur(-trice) principal(e) | NON | NON | OUI | OUI | S.O. | S.O. |
Gestionnaire des opérations/V.-P. de secteur | OUI | OUI | OUI | OUI | S.O. | OUI |
Gestionnaire de région | OUI | OUI | OUI | OUI | S.O. | S.O. |
Créer un nouveau plan d’exécution du projet (PEP)
Le ou la gestionnaire de projet de référence et le surintendant ou la surintendante de référence qui travaillent sur un projet auront automatiquement accès au formulaire PEP.
Naviguez jusqu’à Rapports et analyses > Rapports de projet, cliquez sur le bouton « Créer un nouveau » pour commencer un nouveau formulaire PEP.
Sélectionnez « Plan d’exécution du projet » dans la liste déroulante.
Pour continuer, cliquez sur le bouton « Commencer ».
Une nouvelle fenêtre contextuelle « Configuration du PEP » s’affichera.
Remplissez les champs obligatoires suivants :
Date d’entrée en vigueur : la date d’entrée en vigueur est la date limite de chargement des données instantané dans les champs remplis automatiquement.
Date de la réunion : il s’agit de la date prévue de la prochaine réunion PEP, où le ou la gestionnaire de projet présentera le plan d’exécution au groupe des opérations.
L’équipe de projet a-t-elle commencé à travailler sur le chantier? : sélectionnez « Oui » ou « Non ». Si vous sélectionnez « Oui », des champs supplémentaires relatifs aux activités du chantier s’afficheront.
Cliquez sur « Créer un rapport ».
Renseignements sur le projet
Modifier les renseignements du rapport : la fonction de modification vous permet de mettre à jour les informations du rapport.
La modification des dates peut entraîner des modifications aux données existantes.
Ouvrir le IPR ou le PMR dans un nouvel onglet : Accédez aux derniers IPR ou PMR complétés en les ouvrant dans un nouvel onglet. Cette option ne sera disponible que si un IPR ou un PMR a été soumis.
Mise à jour des renseignements sur le projet : vous pouvez utiliser la fonction de mise à jour des renseignements sur le projet pour modifier instantanément le profil de projet, en vous assurant que les renseignements les plus récents figurent correctement dans le rapport PEP.
Infobulles
Tout au long du formulaire PEP, vous trouverez des infobulles qui offrent des informations supplémentaires sur des champs particuliers. Passez le curseur sur l’infobulle pour afficher d’autres détails.
Données entrées automatiquement
Les données entrées automatiquement sont préchargées en fonction de la date d’entrée en vigueur. Lorsque ces données apparaissent, elles sont affichées sur un fond bleu.
Remplacer les données entrées automatiquement
Les champs remplis automatiquement sont surlignés en bleu et peuvent être modifiés à l’exception des renseignements sur le projet (lecture seule). Lorsqu’une valeur a été remplacée, un point bleu apparaît à côté de l’entrée modifiée. En passant le curseur sur le point bleu, la valeur d’origine et sa source de données s’afficheront à titre de référence.
Données reportées
Les champs jaunes indiquent que les données du rapport précédent ont été reportées et que vous pouvez les modifier. L’arrière-plan jaune disparaîtra lorsque vous apporterez des modifications aux données reportées.
Barre de progression et état d’achèvement de la section
Une barre de progression s’affichera dans le coin supérieur gauche de la barre latérale. Elle indique le pourcentage d’achèvement du rapport en fonction du nombre total de champs obligatoires qui ont été remplis. Lorsque tous les champs obligatoires sont remplis, la barre de progression atteindra 100 %.
Pour vérifier rapidement l’état d’achèvement de chaque section, vous pouvez consulter le cercle à côté des sections de la barre latérale :
Un cercle vide signifie que la section est « Incomplète ».
Un demi-cercle indique que la section est « En cours ».
Un cercle vert ou un crochet vert signifie que la section est « Terminée ».
Navigation dans le document
Dans le formulaire PEP, vous trouverez des boutons au bas de chaque section. Ces boutons vous permettent de revenir à la section précédente ou de passer à la section suivante.
Champs vides
Si vous avez omis un champ obligatoire, une fenêtre contextuelle s’affichera pour remplir tous les champs nécessaires avant de continuer.
Tous les champs obligatoires laissés vides seront surlignés en rouge. Dès que vous aurez rempli ces champs, le surlignage rouge disparaîtra.
Les champs facultatifs sont indiqués par une étiquette facultatif.
Soumettre un PEP
Dès qu’un formulaire est rempli et soumis, un avis sera automatiquement envoyé aux gestionnaires des opérations et au cadre du projet (V.-P. du secteur) de la région de Toronto à des fins d’examen.
Cliquez sur « Soumettre ».
Cliquez sur « Compris ».
Le bouton « Soumettre » restera désactivé jusqu’à ce que toutes les sections soient terminées.
Enregistrement automatique et expiration de la session
Le PEP enregistre automatiquement les données dès qu’un utilisateur ou qu’une utilisatrice modifie un PEP en mode brouillon.
S’il n’y a aucune activité dans le formulaire pour une durée de six heures, le système deviendra inactif et la session expirera. Pour continuer à travailler, il suffira de rafraîchir la page. Aucun progrès ne sera perdu, car le formulaire est automatiquement enregistré en temps réel comme brouillon.
Rapports de projet – Affichage principal
La page d’accueil pour « Rapports de projet » donne accès à tous les rapports de projet à diverses étapes, y compris les rapports terminés et les rapports en mode brouillon. Sur cette page, vous pouvez afficher, supprimer et télécharger une version PDF des rapports.
Télécharger le PDF
Toute personne ayant accès au rapport peut télécharger un fichier PDF directement à partir de la page du rapport.
Télécharger le PDF : sélectionner les sections du rapport à télécharger
La fonction de téléchargement du PDF permet aux utilisateurs et utilisatrices de choisir des sections spécifiques du rapport afin de les télécharger.
Le PDF ne comprendra pas les pièces jointes du rapport de projet, les vignettes de photo du chantier et la section des commentaires généraux si elle est vide.
Des améliorations sont en cours de développement, notamment l’intégration de la fonctionnalité de signature numérique.